Tout savoir sur l'accueil téléphonique

23 octobre 2015

Offrez l’accessibilité instantanée à vos patients et vos confrères !

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 17 h 03 min

Les professionnels de la santé sont souvent autant en rendez-vous à l’extérieur qu’à leur cabinet et la gestion des appels peut alors s’avérer compliquée. Les centres d’accueil téléphonique THELEM offrent un service de télésecrétariat ingénieux et intelligent obéissant à l’exigence d’une acticité optimale d’un cabinet médical.

Le télésecrétariat est une issue idéale afin d’éviter la mise en place d’un bureau d’accueil et l’embauche d’une secrétaire à temps plein.

Les centres d’accueil THELEM prennent en charge en fonction de vos souhaits les appels, la gestion des agendas et les prises de rendez-vous pour le cabinet. Tout est géré à distance par des télésecrétaires formées au milieu médical. Elles sauront parer à toute éventualité au nom du cabinet dans les cas d’urgence et en fonction des consignes laissés par les médecins.

Le télésecrétariat médical est l’assurance d’un cabinet performant permettant au médecin de garder une disponibilité tout en gardant son autonomie.

Il n’est pas négligeable de souligner que THELEM propose des formules adaptées pour quelques mois ou pour une année et la gestion en cas d’absences. Les équipes THELEM travaillent avec des interfaces modernes et faciles d’accès pour les médecins permettant ainsi une synchronisation des informations entrantes et sortantes entre le médecin et ses patients. Les télésecrétaires THELEM sont en charge, et au nom du cabinet de fixer les rendez-vous, des solutionner au mieux les attentes des patients sans que cela de génère de gêne pour le médecin en consultation.

THELEM propose un espace dédié au professionnel de santé pratique et facile où il pourra en temps réel visualiser le suivi de l’activité de son cabinet et prendre connaissance des ses messages et de l’historique de ses appels. Dans le même schéma, il lui sera possible de fixer avec sa télésecrétaire des plages horaires de rendez-vous ou de laisser des messages pour que sa télésecrétaire réponde aux messages qu’il aura reçu.

Une parfaite symbiose entre le patient et son médecin !

25 septembre 2015

Professionnels de santé, gardez le contact avec vos patients !

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 16 h 01 min

Pour le bon fonctionnement d’un cabinet médical, il est important de d’optimiser la gestion des patients. Les performances du télésecrétariat que propose THELEM assiste le professionnel de santé dans cette démarche et étant l’intermédiaire idéal entre le médecin et son patient.

En effet, les équipes THELEM formées gèrent les appels, les rendez-vous en ayant une visibilité instantanée de vos agendas. Recourir au centre d’accueil téléphonique pour son cabinet médical est l’assurance de ne pas voir les rendez-vous avec les patients interrompus et permettre de réguler pour le bien des patients une bonne gestion du flux entrant et sortant du cabinet.

Les télésecrétaires THELEM sont formées au langage médical et aux exigences que nécessitent les professions de la santé. Une télésecrétaire médicale sera capable de répondre pour le cabinet médical en ayant une vision instantanée des disponibilités du médecin en cas d’urgence ou dans la gestion des consultations.

THELEM met à la disposition une interface qui leur est dédiée, facile d’utilisation par un accès direct leur permettant de prendre connaissance des messages qui leur auront été laissés, de l’état de leur agenda. Cette interface réciproquement, est utile également lorsque le médecin souhaitera laisser des messages ou un impératif à sa télésecrétaire.

Faire confiance à l’expérience professionnelle de THELEM, c’est l’assurance d’accroitre la clientèle de son cabinet, offrir un service de qualité à ses clients tout en réduisant les coûts que supporteraient les médecins dans un accueil physique au sein du cabinet. Le flux des appels est de ce fait concentré vers les télésecrétaires expérimentées prenant en charge l’accueil des patients.

Un accueil des patients irréprochable est l’assurance d’une fidélisation et d’une confiance réciproque entre le professionnel de santé et ses clients.

3 juin 2014

Médecins : soyez joignables par vos patients et vos confrères à chaque instant

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 11 h 33 min

Quand les journées sont remplies par des obligations professionnelles, il apparait compliqué de gérer les appels et les rendez-vous soit même. Les centres d’accueil téléphonique vous proposent un service de télésecrétariat médical haut de gamme, alliant la performance à la flexibilité et vous permettant ainsi d’assurer une meilleure gestion de votre activité.

Pour éviter de mettre en place un bureau supplémentaire, le télésecrétariat est la solution idéale.

Les centres d’accueil téléphonique permettent, en effet, d’assurer une totale gestion des appels, de prendre pour les cabinets médicaux, des rendez-vous sans qu’ils n’aient à s’en occuper. C’est à distance, qu’une secrétaire médical répondra au nom du cabinet médical et organisera, pour les médecins et selon leurs disponibilités, les consultations. Quel que soit votre domaine d’activité, les centres d’accueil téléphonique ne laisseront aucun appel se perdre et assureront la plus grande satisfaction pour vos patients.

Le télésecrétariat médical est une solution choisie de plus en plus par les professionnels de santé, l’accueil téléphonique par un centre d’appels assure une plus grande liberté d’action : la possibilité de libérer un espace permettant d’équiper au mieux cabinet médicaux, et assurer un meilleur accueil pour les patients tant physique que téléphonique.

Faire appel à un centre d’appel permet également de réaliser des économies grâce à des formules adaptées, sur l’année ou pour quelques semaines, évitant ainsi un emploi à long terme et la mise en place d’une structure d’accueil. Les équipes de THELEM sont composées de professionnels bénéficiant d’un matériel de pointe, permettant une gestion téléphonique performante et soignée. Les télésecrétaires médicales de THELEM parlent au nom des cabinets, prennent les appels et fixent les rendez-vous, tout laissant au professionnel de santé, le temps d’exercer au mieux sa profession.

Sur le site THELEM, le professionnel de santé à un accès privilégié et un espace dédié à sur lequel il pourra directement obtenir l’historique de tous ses messages laissés à l’attention de son cabinet. Et réciproquement, il pourra répondre aux messages laissés à l’attention de sa télésecrétaire, pour qu’à son tour, elle puisse transmettre les messages aux patients. Pratique !!!

6 septembre 2013

Gérer vos appels, quelles sont les critères de distinction pour les centres d’appels ?

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 12 h 36 min

En règle générale, les centres d’appels doivent :

-       Accueillir vos clients

-       Prendre des messages voire des rendez-vous

-       Transmettre rapidement les messages notés

-       Gérer les appels de clients difficiles

-       Et enfin, gérer l’ensemble des outils nécessaire au bon fonctionnement de la gestion de vos appels

Ces fondamentaux sont nécessaires à la gestion de qualité de vos appels pour transmettre à vos clients une image très positive et leur laisser une impression de qualité.

Pour externaliser votre standard, une multitude de prestataire existe, il a donc fallu étudier dans le détail leurs ressemblances et différences pour choisir le meilleur. Cependant, c’est chose faite et je suis contente de pouvoir vous dire qu’en cette matière, le Groupe Thelem peut vous proposer une prestation très qualitative.

Avec un engagement de réponse dans les 4 secondes, une spécialisation pour la réception d’appels de cabinets d’avocats, une gestion de vos clients en fonction de vos consignes particulières et une reconnaissance de leur nom… Vous bénéficierez d’un service optimal pour vos clients.

Vos télésecrétaires disposeront de votre planning et pourront ainsi agir en fonction afin de faire passer le bon message à vos clients.

D’autres prestataires proposent ce type de service, mais pour chacun, force est de constater qu’il manque toujours un élément de qualité :

La société Ecostaff n’assure pas de prise d’appel le samedi et n’assure pas précisément avec quelle rapidité les télésecrétaires répondront à vos clients.

L’entreprise Desconsulting quant à elle ne donne pas non plus d’exemples de résultats concrets…

Enfin, Exodial ne prend aucun engagement qualité pour la gestion de vos appels !

1 août 2013

Restez en contact avec tous vos correspondants

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 16 h 14 min
Pour que le contact avec vos correspondants soit fait dans les meilleures conditions, Thelem respecte un cahier des charges stricte dans lequel une isolation phonique est de rigueur pour que vos clients ne puissent entendre les conversations des autres télésecrétaires.

 

Vos télésecrétaires prennent en charge tous les messages laissés par vos correspondants pour que vous puissiez être au courant des appels qui vous sont destinés.
Pour vous transmettre les informations les plus précises possibles la télésecrétaire indiquera :
-          Le nom de la personne
-          Son prénom
-          Son numéro de téléphone
-          L’objet de l’appel
-          La date et l’heure à laquelle le message est laissé

 

Une fois le message enregistré, celui-ci vous est envoyé par email et peut être doublé d’un envoi par SMS si le message doit vous être communiqué en urgence.
Enfin, le message laissé sera ajouté à la fiche client de la personne ayant cherché à vous joindre pour pouvoir avoir un historique complet.

 

Sur le site thelem vous avez également accès à l’espace client sur lequel vous pouvez directement voir l’historique des messages qui ont été laissés à votre cabinet. Vous pouvez aussi, répondre aux messages laissés dans le but que votre télésecrétaire puisse transmettre vos messages.

26 juin 2013

L’accueil téléphonique toujours là pour nous.

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 16 h 02 min

Quelle que soit votre activité, les télésecrétaires sont soumises au secret professionnel afin qu’un réel climat de confiance s’installe entre les parties.

Certains professionnels du télésecrétariat disposent également de serveurs dans différentes villes afin d’enregistrer et sécuriser les données instantanément. Par exemple, le secrétariat externalisé Thelem dispose de serveurs sécurisés dans les villes de Lyon et Marseille.

En cas d’urgence ou de situation particulière, il existe le home-shoring. Certains l’ont également mis en place comme Thelem. Cela permet aux télésecrétaires de pouvoir travailler de chez elles. Il est aussi possible de demander au secrétariat téléphonique d’envoyer chaque jour le planning de la semaine suivante pour pouvoir s’arranger compte tenu des rendez-vous pris.

Pour permettre aux cabinets ou entreprises de ne pas perdre d’éventuels rendez-vous, des plages horaires d’ouvertures larges sont mises en place par les télésecrétariats. En effet, pour la plupart ils sont ouverts au moins 6 jours sur 7 :

  • Desconsulting ouvre du lundi au jeudi de 8h00 à 19h00, le vendredi de 8h00 à 18h00 puis le samedi matin de 9h00 à 12h00.
  • Agaphone du lundi au vendredi de 7h00 à 22h00 et toute la journée le samedi de 9h00 à 18h00.
  • Exodial est quant à lui ouvert 24h sur 24h mais nous ne savons pas quels sont les jours d’ouverture.
  • Pour finir, Thelem assure une permanence téléphonique  du lundi au vendredi de 8h00 à 20h00, enfin le samedi matin de 8h00 à 12h00. Un répondeur est actif et permet d’annoncer les horaires d’ouvertures en dehors de ces plages horaires.

 

22 mai 2013

Que nous apportent les secrétariats téléphoniques ?

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 16 h 20 min

Les télésecrétariats nous offrent la possibilité d’avoir accès à plusieurs services personnalisés comme :

Une application Smartphone a développée pour nous permettre de toujours être à jour sur notre agenda. Grâce à cette application nous serons tenus au courant de tous les changements effectués par la télésecrétaire. Il sera alors aussi rapide d’effectuer un changement en cas d’empêchement, que d’être averti par la secrétaire d’une annulation de dernière minute. Mais le réel avantage est qu’une modification dans l’agenda nous est notifiée par SMS. Cela nous est proposé par les secrétariats externalisés Thelem et Exodia.

 

Les télésecrétariats tendent à sélectionner leurs secrétaires de manière plus pointilleuse sur certains aspects.  Effectivement, parler une langue étrangère est un réel plus pour quiconque cherche un emploi. C’est pourquoi les entreprises de télésecrétariats mettent à disposition des secrétaires parlant un  anglais parfait. Il est impératif de le maîtriser pour pouvoir communiquer avec certains clients. En plus d’avoir une secrétaire capable de parler au moins deux langues vous aller réduire les coûts liés au secrétariat…

 

-          Ecostaff : pas de précision sur la faculté des hôtesses à parler une langue étrangère.

-          Exodial : n’en parle pas plus …

-          Thelem : assure disposer de secrétaires bilingues

-          Desconsulting : ne le mentionne pas non plus ; un comble pour une raison sociale anglophone ?

 

Pour continuer les bonne nouvelles, un système d’envoi automatique d’e-mail peut aussi être configuré. Vous pourrez alors être informé de toutes les modifications de planning de dernière minute par e-mail. Afin d’anticiper cela,le télésecrétariat Thelem a mis en place un système de notification par SMS pour que vous puissiez toujours suivre l’évolution de votre agenda ou que vous soyez.

 

30 avril 2013

Pour un bon accueil téléphonique, l’être humaine compte

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 16 h 11 min

Depuis peu à la retraite, je suis une ancienne télésecrétaire et j’aimerais faire taire les mauvaises langues.

Il est bon de rappeler que personne n’aime laisser de message sur un répondeur, c’est tout sauf motivant pour un client. Les plus grand pouvoirs d’une permanence téléphonique et d’un accueil téléphonique sont que les clients ou clients à venir, peuvent échanger avec  une personne réelle et compétente, la télésecrétaire.   Il est d’autant plus appréciable si en plus cette secrétaire est formée pour chaque catégorie de profession (avocat, médecin, huissier, médecin spécialisé…) et que le client ne se sente pas perdu à passer de poste en poste, comme c’est souvent le cas pour les petites, moyennes et grandes entreprises.

Dans mon cas précisément, j’ai toujours travaillé dans un cadre convivial et moderne. Mes employeurs ont toujours valorisés les performances de nos prises des appels téléphoniques, de la gestion de rendez-vous des clients et de la qualité de notre accueil téléphonique. Et qu’on se le dise, une télésecrétaire bien dans son travail et souriante et bien ça s’entend au téléphone !

Il est déplorable que certaines sociétés de services comme la permanence téléphonique, ne flatte pas le travail de leurs télésecrétaires, et les répercussions sur la qualité de l’accueil peut se voir décliner. Je m’explique :

Une télésecrétaire qui bénéficie d’une grande ancienneté donc d’une très bonne expérience professionnelle est un atout majeur pour une société de permanence téléphonique.  Elle est épanouie dans son travail donc elle ne cherchera pas à en changer. C’est une évidence. Il est simple de juger des conditions de travail d’un télésecrétaire dans un centre d’accueil téléphonique externalisé. Le flux du changement des effectifs. Plus le flux est grands plus les conditions sont passables et de fait les clients du centre d’accueil seraient insatisfaits. Pour exemple, les sites comme  A3com, Aratel ou  Servitel, semblent embaucher de manière quasi immuable, signe d’un trop fort flux d’embauche de nouvelles télésecrétaires, donc de clients soumis peut être à de trop nombreux changements de secrétaires.

A contrario, le groupe Thelem, joue la transparence sur les conditions de travail de ses employés et la grande ancienneté de ses télésecrétaires, offrant un service d’accueil téléphonique optimal pour ses clients.

Certains centres d’accueils téléphoniques ne mettent pas en avant l’ancienneté de leurs télésecrétaires comme Aratel ou  Servitel, et c’est un tort.

22 avril 2013

Accueil téléphonique : le niveau de service

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 15 h 24 min

Pour véhiculer une image positive de son entreprise, il est nécessaire de centraliser l’accueil des appels entrants de ses clients, vers un accueil téléphonique efficace permettant des échanges téléphoniques performants. Comment réussir ce premier contact ?

Je conseille vivement le télé-secrétariat proposant des services sur mesure aux sociétés comme aux petites structures comme les cabinets d’avocats ou toute autre profession juridique, le domaine de la santé comme les médecins. Il est important de souligner l’avantage de recourir aux services d’une télésecrétaire formée et dédiée à son activité professionnelle. En effet, sa parfaite connaissance du domaine d’activité pour lequel elle travaille, est un gage de sécurité et d’assurance pour les clients.

La permanence téléphonique externe est à mon sens une solution efficace et fiable pour standardiser tous les appels entrants, permettant également la gestion des rendez-vous et un accueil personnalisé des clients.

Je vous propose un petit comparatif des prestataires actuellement visible sur le Net :

  • Le Groupe Thelem qui à mon sens est un des meilleurs, propose des télésecrétaires formées et dédiées aux activités professionnelles de ses clients. De ce fait, il est prédisposé à offrir une permanence téléphonique médicale, comme une permanence téléphonique dédiée aux avocats, en commençant par l’accueil téléphonique usuel des PME.
  • La société Desconsulting propose le bénéfice d’une permanence téléphonique assez étendu si vous souhaitez aussi une autre domiciliation de votre société et des services secondaires.
  • Le site Ecostaff comme le Groupe Thelem, offre les services de télésecrétaires dédiées aux avocats, mais leur compétence reste discutable
  • Le site Agaphone n’offre pas les services de télésecrétaires spécialisées.
  • Le site Exodial, idem, pas de secrétaires formées

27 mars 2013

Une télésecrétaire, combien ça coûte

Classé dans : Non classé — accueiltelephonique @ 18 h 05 min

A la création d’une entreprise, le budget est souvent serré. Le manque de temps et de moyen ont une répercussion sur le démarrage de l’activité professionnelle et l’embauche d’une secrétaire polyvalente est un poste onéreux.

Depuis quelques années, des sociétés proposent les services de télé secrétariat permettant de ne plus perdre d’appel  lorsque la société ne bénéficie pas forcément d’un standard téléphonique. Ces prestataires s’impliquent à former et dédier  des télésecrétaires pour différents  types d’activités professionnelles,  proposant  donc des permanences téléphoniques pour des cabinets médicaux, des avocats ou bien même des PME flattant l’image de votre entreprise auprès des clients jamais laissés en attente.

Nous avons tous été confrontés à des attentes téléphoniques interminables provoquant souvent l’énervement et aboutissant vers la coupure de contact. Oui, le premier contact avec votre entreprise est la voix et les conseils de la secrétaire. Ce poste est trop important professionnellement pour se tromper dans son choix. Dès lors, le télé secrétariat n’est pas une option mais un besoin. Chaque appel de vos clients ou de vos fournisseurs nécessitent qu’ils soient répondus rapidement.

Enfin, si la principale raison de la permanence téléphonique externalisée est la prise d’appels entrants immédiate, professionnelle et personnalisée, elle permet aussi la gestion des messages et la prise de rendez-vous.

Différents sites proposent l a permanence téléphonique externalisée, et vous trouverez ci-dessous, la liste des sociétés de télé-secrétariat que je préconise (sans être exhaustive) :

12

Beaglesympa |
Stevensmqxc |
Carrousel1 |
Unblog.fr | Annuaire | Signaler un abus | Just' entre nous
| Musher
| La vie mouvementée d'u...